知っておくと便利な確定申告で経費に計上できる勘定科目

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個人事業主が事業所得を計算するときには、事業収入を得るためにかかった費用を必要経費として計上し、総収入金額から差し引くことができます。

所得金額が少ないほど税金は安くなりますから、経費というのは節税の重要なポイントです。

経費を漏れなく計上することで、所得税や住民税の負担を少なくできます。

節税対策のために、経費として計上できる勘定科目をしっかり押さえておきましょう。

経費計上できる科目

個人事業主が確定申告をする前提として、日々の会計記帳をきちんと行っておく必要があります。

記帳の際には、勘定科目を使って費用(必要経費)を計上することになります。必要経費になるのは、次のような勘定科目になります。

租税公課

個人事業税、固定資産税、自動車税(自動車重量税、自動車取得税等も含む)、消費税、印紙・証紙代などは経費として計上できます。

なお、税金でも所得税や住民税は経費としては認められませんから注意しましょう。

旅費交通費

仕事上の移動にかかった費用は、旅費交通費として経費計上できます。具体的には、高速代(高速道路の通行料金やETC料金)、コインパークなどの駐車場代、ガソリン代などが旅費交通費になります。

なお、従業員に払った出張手当は旅費交通費になりますが、事業主が出張する場合の実費以外の出張手当等は経費として計上できません。

通信費

切手・ハガキ代、電話料金、携帯料金、インターネット料金などが通信費として経費計上できます。

通信費でも、プライベート用に使ったものは経費になりません。固定電話や携帯電話をプライベートと共用している場合には、事業按分割合を出して経費計上します。

接待交際費

取引先を接待するときの飲食代、贈答品代(お中元やお歳暮など)、慶弔費(冠婚葬祭のお祝い金・お見舞金など)は、接待交際費として経費計上します。

事業と関係のない飲食代等は経費になりませんから、計上しないようにしましょう。

損害保険料

事業のために車を使っている場合には、自動車保険(自賠責・任意保険)の保険料を経費にできます。

事務所や店舗にかけられた火災保険や地震保険の保険料も経費計上できます。

消耗品費

10万円未満もしくは法定耐用年数が1年未満のものを購入した費用は消耗品費として経費計上します。

具体的には、事務用品、パソコン用の備品、オフィス家具、仕事に使う自転車などの購入費が消耗品費になります。

会議費・研修費

会議やセミナーのための会場利用料金、打ち合わせのための飲食費などは、会議費として経費計上します。

事業に必要な知識を身につけるために参加したセミナーなどの参加費用は研修費として計上します。

広告宣伝費

商品やサービスの宣伝・広告(チラシ、新聞広告など)に使った費用は広告宣伝費として経費計上します。

新聞図書費

仕事上必要な知識を得るために購入した新聞代や書籍代は、新聞図書費として経費計上できます。

販売促進費

商品・サービスの販売量を増やすために支払った費用は販売促進費として計上します。

サンプル作成費用、販売奨励金、販売手数料、キャッシュバック等の費用が販売促進費になります。

福利厚生

従業員のために支払った費用は福利厚生費になります。

具体的には、労働保険(労災・雇用保険)の保険料、社会保険料、従業員に支給する慶弔費、健康診断費用などを経費計上できます。

修繕費

事業に使っている建物や備品などの修理費は、修繕費として経費計上できます。

具体的には、事務所の改修費用、パソコン修理費、自動車修理費、車検代などが修繕費になります。

なお、修理によって固定資産の価値を高めるような場合には、費用ではなく、固定資産として処理することになります。

雑費

他の勘定科目に当てはまらないものは、雑費として計上します。雑費として計上できるのは、頻繁に発生するものではなく、少額のもののみになります。

水道光熱費

事務所や店舗の電気代、ガス代、水道代などは、水道光熱費として経費計上することになります。

自宅を事務所または店舗として使っている場合には、事業按分割合により計算します。

管理諸費

弁護士・司法書士等に支払う報酬や顧問料は、管理諸費として経費計上します。

地代家賃

事務所や店舗の家賃、駐車場の賃借料などは、地代家賃として経費計上します。

支払利息

事業に関する借入金の利息などは、支払利息として経費計上します。

専従者給与

家族を青色申告専従者にしている場合には、専従者に支払った給与を全額必要経費に計上できます。

給与賃金

従業員に支払った給与や賞与、アルバイトに支払ったアルバイト代などは、給与賃金として経費計上します。

支払手数料

銀行の振込手数料、クレジットカード売上の手数料、フランチャイズ本部に支払うロイヤリティなどは、支払手数料として計上します。

その他の科目

上記以外にも、外注費、雑損失などの勘定科目を使うことがあります。

税務署にチェックされやすい科目

経費を計上するうえでは、税務署にチェックされないよう、適切に処理しなければなりません。

以下のようなケースでは税務署から指摘を受ける可能性がありますので、注意しておきましょう。

「売上」「仕入」を年度末をまたいで取引しているケース

取引が年度末をまたぐことになる場合には、実態に即して「未収」「未払」の処理をきちんと行わなければなりません。

特に、12月の「仕入」金額が大きくなっている場合や12月の「売上」金額が小さくなっている場合には要注意です。

このような場合、仕入を年度内に押し込めているか、売上を翌年度に持ち越していることが考えられますから、税務署から指摘を受けやすくなります。

「減価償却費」高額備品を購入したケース

10万円以上の備品を購入した場合には、全額をその年度の経費に計上するのではなく、減価償却という処理を行わなければなりません。

減価償却とは、購入した資産の価値の減少をあらかじめ定められた期間で配分し、費用計上していく処理になります。

つまり、減価償却費は、実際には毎年お金の支払いはありませんが、償却期間中は毎年必要経費として計上することになります。

減価償却の処理はややこしいですが、ルール通りに行わなければ税務署に指摘を受けることになります。確定申告の前には、適切な減価償却処理がされているか、改めて確認しておきましょう。

「福利厚生費」「交際費」で個人的と思われる飲食代が含まれるケース

個人事業主の場合には、飲食代等がプライベートなものなのか事業に関するものなのかが明確でないことがあります。

飲食代等は「福利厚生費」や「交際費」として計上されていることが多いと思いますが、何でもかんでも経費にできるわけではありません。

金額が多過ぎる場合には、当然税務署からも指摘されやすくなります。

プライベート用の支出は事業用の支出とは分けておきましょう。

また、事業に関して飲食代等を支出した場合にも、領収書に誰とどういう目的で飲食したのかをメモしておくなど、後で説明ができるようにしておくことが大切です。

「水道光熱費」「地代家賃」自宅兼事務所で使用しているケース

自宅兼事務所で仕事をしている場合には、光熱費や家賃を全額経費にすることはできません。

確定申告するときには、事業と家事とに按分する処理を行ったうえで経費計上する必要があります。

たとえば、家賃については、仕事用に使っている部屋の床面積の割合から事業と家事の按分割合を算出します。

光熱費については按分するのが困難ですが、10~20%程度は事業按分割合として認められます。

事業と家事の按分処理が適切でない場合には、税務署の指摘を受けることがありますから、注意しておきましょう。

「雑費」の扱いに注意しよう

どれにも当てはまらないものは「雑費」として扱おう

確定申告で経費を計上するときには、どの勘定科目にも当てはまらないものを「雑費」として計上できます。

と言っても、事業に関する支出で他の勘定科目に当てはまらなければすべて雑費にして良いというわけではありません。

雑費はめったに発生しないもので、少額のものに限定すべきです。雑費の金額が大きすぎると、税務署にも目をつけられてしまいます。

一般に、雑費として計上できるのは、クリーニング代、ゴミ処理費用、商工会議所の会費、NHKの受信料、有線放送の利用料などになります。

「雑費」が大きくなりすぎる場合は?

事業によっては、用意されている勘定科目には当てはまらないけれど、頻繁に発生する費用があることがあります。

このような場合には、無理に雑費に当てはめるのではなく、新たに勘定科目を作った方が良いでしょう。

勘定科目は、事業内容によって追加しても問題ありません。

実態に合うような勘定科目で記帳を行えば、税務署から見てもわかりやすいですから、目をつけられるようなこともなくなります。

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