【ビジネス英会話】スケジュールの調整で使える英会話と英文メールでのアポイント

会議の日程調整または面談のアレンジメントなど、私達はビジネスの現場で頻繁に日程調整やアポイントのメールをやりとりします。

英語で日程調整やアポイントの依頼をするときに、大切なのは日時、場所などをきちんと過不足なく、正確に伝えるということです。また、取引先などの社外や目上の方にメールを送るときには、失礼の無いような表現を使わなくてはなりません。ここではアポイントメントの取得や日程変更などのアレンジに使える表現をまとめました。

スケジュールの調整

I would like to visit your office tomorrow, and what time will be convenient for you?

(明日オフィスにお伺いしたいと思いますが、何時がご都合よろしいでしょうか?)

 

“convenient”は形容詞で便利な、都合のよいという意味があります。” convenient device”で便利な装置、”convenient excuse”で都合のよい言い訳、のように使います。名詞形は”convenience”で、” convenience store”でコンビニエンスストアのように使います。

ビジネスの場面ではconvenientを「都合のよい」という意味で使うことが多く、相手の都合を尋ねたい時に良く使われます。

<例文>
Could you please let us know a convenient place for you?
(ご都合のよい場所を教えていただけませんか?)

I’m available anytime after 10:00 on Monday morning.

(月曜日朝の10時以降でしたらいつでも大丈夫です。)

 

選択肢に幅を持たせて相手に都合の良い時間を選んでもらいたい時に、「○○より後でしたらいつでも大丈夫です」というのは便利な表現ですね。”available”は形容詞で、” available 8 hours per a day(1日につき8時間利用可能)”のように「利用可能な」という意味で良く用いられますが、ビジネスの場面では「(打ちあわせなどに人が)出られる」の意味で用いられます。

<例文>
I’m afraid but he is not available now. Can you call him back later?
(申しわけございませんが、あいにく彼は席を外しております。のちほどおかけ直しいただけますか。)

 

Could you please let us know that any of the following dates is suitable for you?

(下記の日程で都合があう日はあるかどうか、教えていただいてもよろしいでしょうか?)

 

いくつかこちらから候補をだし、その中から相手に選んでもらいたい時に使える英語表現です。” following”は以下の~というように、いくつか例を出したい時に便利な表現です。

<例文>
What is your opinion on these following matters?
(以下の事柄について、意見を教えていただけますか?)

How do you express the following sentence in English?
(以下の文章は、英語では何と表現しますか?)

また、” suitable”は形容詞で適切な、ふさわしいという意味があります。

 

<例文>
Suitable application will be displayed in the screen.
(適切なアプリケーションが画面上に表示されます。)

We are planning to have an inspection tour on Kyushu plant.

(私たちは九州工場へ視察旅行に行く予定です。)

be planning to~で、~の計画中であるという意味になります。現在進行形で表現することで、計画がまた調整中であり、これから変更も可能であるというニュアンスになります。

下記のように現在形で使うと、予定が確定しているという意味合いが強くなります。

 

We plan to have an inspection tour on Kyushu plant.

 

未来の予定を表したい時には、もちろんwill やbe going to ~も使えますが、その場合は予定を計画するという意味が弱くなり、~する予定であるという、未来における意思を表現するというニュアンスが強くなります。

 

We are going to have an inspection tour on Kyushu plant.

スケジュールの変更・キャンセル

Could you please readjust the meeting schedule tomorrow?

(明日のミーティングスケジュールを再度調整していただけませんか?)

“readjust”は動詞で、計画や予測などを再調整する、見直すという意味があります。”re-”にはreplay(繰り返す)、refrain(反復する)などのように、再び~するという意味があります。

I will readjust as necessary.(必要であれば、再調整します。)
Can you readjust Bobby’s work schedule?(ボビーの仕事のスケジュールを再調整してもらえませんか?)
He readjusted the expansion program of the old station.(彼は古い駅の拡張計画を見直した。)

名詞形は”readjustment”となり、再調整、見直しの意になります。

<例文>
I guess the financial readjustment should be performed soon.
(すぐに財政の見直しが実行されるべきだ。)

Will you push back the meeting for 1 hour tomorrow?

(明日のミーティングを1時間遅らせてもらえますか?)

 

“push back”には、ミーティングなどを延期するという意味がありますが、やや上から目線な表現になるため、相手が目上の場合は使わないほうが無難です。

<例文>
Unfortunately, the meeting will be pushed back.
(残念ながらミーティングは延期されるだろう。)

The budget meeting will be postponed until the next week.

(予算会議は来週へ延期となります。)

 

取引先や社内向けのややフォーマルな文書で延期ということを伝えたい時はpostponeが便利です。 put offにも延期するという意味がありますが、put offは「やらなければいけないことを先送りにする」というニュアンスの表現になります。

<例文>
Mr. Tanaka is easy to put off the dealing with the problems.
田中さんは問題解決を先送りにしがちだ。

I’m afraid, but the business trip was canceled.

(すみませんが、出張はキャンセルになりました。)

 

cancelは日本語でキャンセルするという意味の動詞ですが、英語でもそのまま使うことができ、意味がダイレクトに伝わります。

英文メールでアポイント

I am writing to inform you about the online meeting next week.

(来週のオンラインミーティングについてのお知らせです。)

 

I am writing to inform you about~というのは、英文メールでよく使われる表現ですので覚えておくと便利です。冒頭に書くことで、「これは来週の会議の予定を知らせるメールである」というメールの趣旨を明確に知らせることができます。

I would like make an appointment with Mr.Smith.

(スミスさんとのアポイントを取らせていただきたいのですが。)

I would like~という表現を用いることで、より丁寧な印象になります。

Please tell me your availability on October 15th.

(10月15日のご都合はいかがですか。)

 

上で述べた通り、”available”は具体的に日時が決まっている場合に対して「(予定が)空いている」という意味になります。名詞形はavailabilityになります。

Can you confirm the availability of parking?

(駐車場に空きがあるか確認していただけますか?)

<メールの一例:アポイントをとる>

Subject: Appointment Request on next month

Dear Paul:

We are planning to have a business trip to inspect Osaka plant for a week on next month.
During our stay, we would like to have a meeting with your team concerning the equipment which will be used in Nagoya plant.

Please let me know the suitable date for you. We hope to have a fulfilling discussion at that time.

Thank you,
Yuka

(日本語訳)

タイトル:来月のアポイントメントのお願い

ポール様

私たちは来月、1週間の日程で大阪工場への出張並びに視察を計画しています。期間中は、名古屋工場で使用する予定の設備について、そちらのチームの皆さまとミーティングを行いたいと思います。つきましては都合の良い日程をご連絡いただけますでしょうか。充実した話し合いが行えることを楽しみにしています。

ユカ

<メールの一例:アポイントの日程を変更する>

Subject: Request for schedule change

Dear Erika,

I am writing to request that you change the schedule of our online meeting on 1st, March. I’m afraid but I have to do business meeting with my client on that day, so I would like you to postpone the date to 10th, March. If this date is inconvenient for you, please let me know.

I am sorry for such a sudden change, and I would like to ask for your kind cooperation.

Sincerely yours,
Paul

(日本語訳)

タイトル:スケジュール変更のおねがい

エリカ様

3/1のオンラインミーティングの日程について、変更をおねがいしたくご連絡させていただきます。あいにくその日はクライアントとの商談が入ってしまったため、日程を3月10日へ延期させていただけないでしょうか。もし、ご都合が悪ければお知らせください。突然の変更をおねがいしてしまい申しわけございませんが、ご協力をおねがいできれば幸いです。

ポール

<メールの一例:アポイントをキャンセルする>

Subject: Request for appointment cancellation

Dear Mr.Saito:

I am writing to let you know that I would like to cancel our appointment on December 20th.

Due to Mr.Tanaka’s schedule conflict, we are sorry to tell you that we will cancel the interview held at Tokyo on that date.

We apologize for the sudden cancellation, and I ask for your understanding.

Sincerely yours,
Billy

(日本語訳)

タイトル:アポイントのキャンセルのおねがい

斎藤様

12月20日に予定しておりましたアポイントについて、キャンセルいたしたくご連絡させていただきます。田中常務のスケジュールのご都合により、申しわけございませんが、当日東京で開催を予定しておりましたインタビューをキャンセルとさせていただきたくことになりました。突然のキャンセルとなってしまい誠に申し訳ございませんが、ご理解いただけますと幸いです。

ビリー

まとめ

ビジネスの場では、日程の調整をしたり計画の変更を申し入れたりするというのはよくあることです。Adjustmentやpostponeなどはよく使われる表現ですので、覚えておくとさまざまな場面で応用することができるでしょう。

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この記事を書いたユーザー

yuri
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