履歴書の仕様に決まりはある?紙質やサイズ、両面印刷の可否について

履歴書は様々な場所で購入できますし、ネットで簡単にフォーマットを手に入れることもできますが、それぞれ項目や仕様が違うことに疑問を感じることはでいでしょうか。

転職活動で使用する履歴書にルールがあるのであれば、そのルールに乗っ取った履歴書を使用しなければいけません。

この記事では、履歴書の決まりについて、紙質やそのサイズ、印刷についても含めてご説明いたします。

パソコンで履歴書フォーマットを自作することもOK

「転職の履歴書のフォーマットや写真について。やっぱり手書きがいい?」でも説明しておりますが、履歴書のフォーマットについては自由そのものです。

市販のものに頼る必要はなく、自分に合ったものを自由に自作しても問題ありません。

ただし、その時に気になるのが、印刷の方法や紙の種類についてですよね。

以下で詳しく説明いたします。

履歴書での紙の選び方

紙のサイズはA4かB5で!書きたい量によって選ぼう

会社から指定が無い限りは、JIS規格におけるA4(210×297ミリ)かB5(257×182ミリ)にしておけば問題ありません。

サイズが大きければ、多くの内容を書くことができますので、自分の職歴の量、自己PRのボリュームを考えてサイズを考えましょう。

書きたいことがあまりないのにも関わらず、A4の用紙に記入し、空白が目立つのであれば印象が悪くなります。であれば、B5が無難でしょう。

また、相当量の内容を記入したい場合は、A3の紙も半分に折りA4として提出しても問題ありません。

量で他の応募者と差別化するのも一つの手でしょう。A3以上だと封筒に入らなくなるので、それ以上のサイズは控えましょう。

企業から指定がある場合に気を付けて

応募先の企業が履歴書にルールを設けているケースがあります。

「履歴書はA4サイズのものを使用し、折り曲げずにお送りください」といった内容です。

中には、クリアファイルの指定など、細かい指示が入っています。この場合は必ず指示に従った形式で作成しましょう。

面倒臭いと思われるかもしれませんが、逆にチャンスです。

当然ですが、この面倒臭い作業を強制する企業にも「応募者を減らして、志望度の高い人材だけ狙おう」といった狙いがあるのです。

したがって、履歴書に制約をおいている企業は、同じ条件の他の企業に比べて、応募者が少ない傾向にある上に、書類通過率も高くなります。

A4サイズ以外にもB5で指定する企業も稀にありますが、ほとんどが古い会社です(昔はB5が普通だったため)。

また、履歴書のフォームそのものが指定のもの以外受け付けないといった場合があります。

その履歴書はセミナーの参加者のみ受け取れるパターンや、webからダウンロードできるなど手法はさまざまですが、面倒臭ければ面倒臭いほどチャンスだと思って丁寧に取り組みましょう。

履歴書の項目で選ぶことも大事

紙のサイズなどが気になるポイントかもしれませんが、それよりも履歴書の仕様(項目)の方が重要です。

履歴書には様々ですが、種類によって志望動機や自己PRの欄などが違います。

そもそも、自己PRの欄がないものもありますし、代わりに「特技」「長所・短所」のように違う表記のものがあります。

退職理由の欄がある履歴書も存在しています。

また、それらの項目の位置や、大きさも違いますのでその点にもこだわりましょう。

例えば、職歴がそこまでない方は職歴の欄が小さいものを選ぶべきですし、資格を多く持っている方は、資格欄の広いもの選ぶ、といったように自分の書く内容の量に合わせましょう。

履歴書には主に4種類ありますので、あなたに合うものを選びましょう。

JIS規格

JIS規格とは日本工業規格の英語表記の頭文字をとったものであり、日本限定の基準のことです。

様々な会社がモノを作る時などに基準を統一させるためのものです。

例えば、現在、最も使われているコピー用紙のサイズはA4ですが、昔はB5でした。

この例における、B5がJIS規格であり、グローバル化する上で、世界基準のA4サイズが浸透するようになりました。

このように、過去に日本で決められた形式はJIS規格として様々な分野に基準があり、履歴書にも存在しています。

JIS規格の履歴書の特徴は、学歴、職歴の項目が多いことです。

その分、志望動機や自己PRなどのフリースペースが少なくなっています。学歴重視である日本の名残がありますね。

一般形式

学歴、職歴の欄が少ない分、自己PR、志望動機などのスペースが大きいタイプです。

学歴、職歴を書く量が少ない方(職歴が浅い場合)はオススメの形式でしょう。

転職専用

職務経歴書が同封されているものです。

アルバイト用

働ける曜日や時間などが書かれているものです。

通勤時間、交通費などの記載項目がある場合も。

派遣などの転職には適しているかもしれませんが、一般的なフルタイムの転職活動には向いていない形式です。

 

履歴書だけでもこれだけの形式があります。

書き方に悩んでいる方や、どんな内容にしようか生き詰まっている方は、まず、履歴書を実際に手に取って見てみるのも良いかもしれません。

形式を知ることで、効果的な自己PR方法が見つかるかもしれません。

紙の種類は一般的なものでOK

市販の履歴書はもちろんそのままでokです。

印刷する際は、感熱紙や、わら半紙でなければ、コピー紙、スーパーファイン紙、上質紙などの一般的なもので大丈夫です。

ただし、ボールペンのインクが濃く滲む場合は、それなりに厚みがある紙にするか、滲みにくいボールペンに変えましょう。

履歴書の封筒に長封筒を選ぶのはNG

履歴書を長封筒に入れるのは好ましくありません。

その理由は書類が三つ折りになってしまうからです。

履歴書などの正式書類は、文字が記載されている部分を折ってはいけません。

見開きを想定した書類は折っても大丈夫ですが、それでも二つ折りまででしょう。

長封筒よりは少し値が張りますが、A4サイズの封筒を買いましょう。例え、履歴書がB5サイズでも封筒はA4に統一することを推奨します。

履歴書の印刷について

A3やB4サイズで見開きにしたければ、コンビニなどで印刷しよう

どうしてもA3、B4サイズを見開きの履歴書にしたいと思っている方もいらっしゃると思います。

見開きの方が立体感もあり目立ちますからね。

しかし、家庭用プリンターだとA3を印刷できないケースもあります。そういった場合ですが、実はコンビニで簡単に印刷ができます。

もちろんスキャンではなくデータ印刷です。

コンビニによるのですが、プリンターにUSB端末を指す箇所があれば、USB内のデータの直接印刷が可能です。

WordやExcelのデータであれば必ず対応しており、「2枚を1枚にする」といった操作で見開き印刷ができます。

一度、A4サイズで履歴書の左側と右側を別に印刷し、それを合わせてスキャンする方もいらっしゃいますが、ズレてしまう恐れがあるので、必ずデータをそのまま印刷しましょう。

見開きではなく、A4やB5をそのまま印刷する場合は、家庭用プリンターで十分です。

【よくある質問】印刷するのはフォーマットだけ?記載内容も印刷していい?

この疑問も「転職の履歴書のフォーマットや写真について。やっぱり手書きがいい?」で触れておりますが、応募先の企業によって手書きかパソコンで書くかを分けるべきです。

したがって、手書きの履歴書が好まれると判断した場合は、フォーマットのみを印刷するのが良いですし、字があまり上手くない場合や、ワープロ文章が好まれると思った時は文章を入力してから印刷しましょう。

【よくある質問】紙がもったいないから両面印刷してもよい?

履歴書の両面印刷はマナー的には問題ありません。

しかし可能な限り片面印刷にした方が良いでしょう。

両面印刷の場合は、裏面の印刷により文字が見えにくくなる可能性があります。

また、採用担当者が履歴書の全体を見られないのは少し不便でしょう。

何度も紙を裏返して確認する動きは意外とストレスが溜まります。

見るのにストレスが溜まる履歴書は通過しにくくなります。細かい部分に気を使い、書類選考の合格率を少しでもあげましょう。

A4やB5で2枚にした場合の注意点

ホッチキスで留めてはいけない!クリップで穴を開けずにまとめる

履歴書はホッチキスで留めてはいけません、必ずクリップでまとめるだけにしましょう。

頻繁に目にする履歴書ですが、実は非常に大事に扱いうべき書類であり、就職においての正式な書類扱いです。

なので、ホッチキスで穴を空けて傷をつけてはいけません。

また、履歴書を受け取った企業はその書類をコピーすることが多いため、その時にもホッチキスで留めていると邪魔になるのです。

さらにクリアファイルへ入れてから送るのがマナー

履歴書などの書類は透明のクリアファイルに入れて送るのがマナーです。

職務経歴書などのその他に提出する書類も全てそのファイルにまとめておきましょう。

企業側の立場になって考えてみましょう。

面接官含め企業の採用チームは、ある一時のタイミングで求人の募集をかけているので、大量の履歴書が一斉に届くことになります。

また、残念ながら履歴書は足切りに使われることが多いので、処理業務になりがちです。

彼らはまず、その大量の履歴書の優先順位を決める作業をするのですが、紙がバラバラの状態だと、どの履歴書が誰のものなのか、どの職務経歴書と履歴書がセットなのか、分からなくなってしまいます。

個人ごとにファイルでひとまとめにされていると、無くしたり、探したりする手間が省けるのです。

また、ファイルに入っている状態でも名前や顔写真が分かるようにするために、ファイルの色は透明にすることがマナーとなっております。

郵送の時は送付状も忘れずに

郵送で送る場合は必ず送付状を同封しましょう。

送付状とは、送付者の名前、送付の意図、や封筒の中身の記載し、封筒そのものの目的を表しているものです。

飲食店では案内をしてくれる人のような役割ですね。

したがって、履歴書などの書類と全く種類が違うものになりますので、送付状はファイルには入れないでください。

送付状は封筒を開けた人が最初に見るものなので、宛先を書いてある表側に入れましょう。

まとめ

履歴書そのものにいくつ種類はありますが、厳格に決められたルールは実はありません。

氏名、生年月日、住所、電話番号などの基本的な個人情報以外は自由なのです。

事故PR、志望動機などが一般的だとお思いかもしれませんが、その項目がない履歴書も存在しています。

また、右半分を全て自己PRにしているものもあります。

これだけ自由でだと、その分工夫が必要になってきます。

必ず、個人にあった履歴書を選び、余裕があれば、自分だけのオリジナルの履歴書フォームを作っていきましょう。

自己PRしたいことが沢山あるけど、市販の履歴書の自己PR欄が小さすぎるのであれば、自分専用の履歴書のフォーマットを作り、A3サイズで見開きにしてしまえば良いのです。

この記事を書いたユーザー

hori
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