内定承諾書の返信!添え状や返信用封筒で気をつけたいビジネスマナー

厳しい就職や転職活動を乗り越えて、ようやく内定を獲得した際に送られてくるのが内定承諾書。これを企業に返送すれば入社が決まりますが、ここで気を緩めてはいけません。内定承諾書を返送することから、すでに社会人としての第一歩だと思ってください。

 

内定承諾書へ署名捺印をして返送すればいいと思っていると落とし穴にはまることも。内定承諾書以外にも封筒や添え状など、注意すべきことがたくさんあるのです。逆を言えば、これらがきちんとできれば、会社に入ってからも困ることがなく、あなたの評価もいいものになるでしょう。

 

同封する添え状を作成すれば、あなたの印象を「社会人マナーを勉強している」「礼儀正しく細かなところまで抜けがない」という良いものにでき、書類の並びを考えた入れ方ができていれば「見る人のことを考えて行動できる」と思われるのです。その他にも気をつけるポイントがいくつかありますので、それらを紹介します。

内定承諾書が届いたらどうすればいいの?

内定承諾書に署名・捺印をして提出する

基本的なことですが、書類には必ず目を通して署名や捺印をする箇所すべてを把握しましょう。抜けがあると再度返送する手間が企業側に増えてしまう上「この人本当に大丈夫だろうか」と心配されてしまいます。それだけで内定取り消しになるなどの極端な事例はありませんが、入社前からできない人というレッテルを貼られるのを防ぐため、入念にチェックしましょう。

 

自分の名前を書くだけですので、失敗することは少ないかと思いますが、明らかに失敗してしまった場合は履歴書と同じく修正テープは厳禁。二重線に訂正印を押して正しく記載しましょう。捺印についても判別できないほどズレてしまった場合は、二重線を引いて横に押し直します。

使用するハンコにシャチハタなどのゴム印や浸透印(朱肉につけずインクを補充して押すタイプ)を使ってはいけません。内定承諾書は会社と契約を交わす内容になりますので、認印で押すことになっています。

 

しかし、内定承諾書が届いた時点で認印が手元に無い場合、そこからハンコを作りに行ったとしても数日かかってしまうため、その場ではシャチハタなどでも構いませんが事前に作っておくのが望ましいです。

これが原因で内定取り消しになったという話は聞いたことがありませんが、逆に内定承諾書を提出する期間が長くなってしまうと「入社の意思がない」と判断されてしまう可能性があります。ここは迅速に返送することを重視しましょう。

返信の目処は5日!速やかに返信をしよう

概ね内定承諾書は5日以内に返送しましょう。5日以内に返送することで、企業側が発送してから返送されて企業に署名捺印されたものが届くまでの期間が1週間程度になるため、次の手続きがスムーズに行われます。

例えば、企業が金曜日に発送した場合、あなたの手元に届くのは翌週月曜日になります。

 

そこから5日以内、すなわち金曜日発送分までに出すことができれば、企業側に到着するのは翌週月曜日です。となれば、そこから内定承諾書をもって、入社手続きや各種書類の発送などの作業に着手でき、次のやり取りも金曜日には完了します。このようにリズム良く、スムーズに事が運ぶように心がけましょう。

添え状を同封して返信用封筒に入れて返送する

返信する際には返信用封筒に入れて送りますが、その際添え状を同封するようにしましょう。添え状とは、企業に送るお礼の意味と送付した内容物の確認の為に必要です。

履歴書などを送る際にも添え状を同封するのですが、今ではメールやネットを介して履歴書や職務経歴書を送ることもありますので、馴染みはないかもしれません。

 

基本的に社会人マナーとして企業へ送る郵便物には添え状を同封します。また送った書類に不備がないかを確認するため、送る書類の内容と部数を記載します。

こうすることで、もし必要書類が足りていなかった場合に元々入っていなかったのか、届いてから紛失してしまったのかが判断できます。この添え状を作成するのに苦労する人もいるかと思いますので、次の項で詳しく説明します。

添え状を用意する際の注意点

パソコン印刷よりも丁寧な手書きの方が好印象

添え状は手紙を同じですので、気持ちがこもったものがいいです。その為、手書きのほうが良いとされています。出来る限り丁寧な字で作成することが大切ですが、内容も失礼のないものにしましょう。

 

しかし、どんなに丁寧に書いても他人から汚い字だと言われてしまう人にとっては、手書きの手紙を作ることほど難しいことはありません。添え状がないよりは、パソコンで作ったものでも合ったほうがよいので作成しましょう。ただし、手書きとパソコンでは作成方法や書き方が異なる部分があるので注意が必要です。

用紙の大きさや紙質には特に規定はない

添え状の大きさや紙質をそこまで大きく気にすることはありません。送られてきた内定承諾書と同じ大きさにするか、半分サイズほどの小さめにしておけば大丈夫。

凝ったことを考えず、普通の便箋に書いて入れておきましょう。気をつけたいポイントとしては、手書きの場合には縦書き、パソコンで作成する場合には横書きにすることが一般的とされています。

必要項目を確認し、漏れなく記載しよう

添え状に必要な項目がいくつか決まっていますので、これらを取りこぼさないようにしましょう。まず手書きの場合、挨拶を書きます。挨拶を書く際には頭語である「時下、貴社におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます」といった文面を使います。

 

その後、内容として内定を頂いたお礼の言葉を記載します。締めとして、結び語の「拝啓、敬具」を文末に使用します。その後に内容物の一覧として「内定承諾書1部」といった送付した書類も書きます。さらに年月日と名前を載せ、最後に「○○株式会社××部採用担当□□様」という順番で記載していきます。

 

パソコンで作成する場合はレイアウトが異なり、用紙の左上に「○○株式会社××部採用担当□□様」と記載し、右上もしくは中央上段に年月日と自分の住所氏名を表記します。その下に頭語→ご挨拶→結び語→送付書類の一覧と書きます。

パソコンの場合は文章作成ソフトにデフォルトでテンプレートが入っていることもありますので、そちらを参考にしてもよいでしょう。

返信に封筒を用意する際の注意点

返信用封筒が同封されている場合はその封筒を使う

内定承諾書と共に返信用封筒が同封されていることがありますが、その場合はそちらを使いましょう。自分で改めて用意した方がよいかと考えてしまう人もいるようですが、企業側から見れば、そのまま使って貰えたほうが返信用封筒だと一目見てわかるので仕分けの際楽になります。

 

返信用封筒をそのまま使う時にも、裏面に自分の住所氏名を書いておきます。開封しなくても誰から送られてきたものか分かりますし、もし何かの手違いで配送できなかった時は自分の住所へ返送されてくるので紛失の心配がなくなります。

返信用封筒にすでに切手が貼ってある場合には注意すべきことがあります。内定承諾書の他に添え状や添付書類を入れた場合、切手の金額不足になる可能性が出てきます。

 

もし、重量オーバーだった場合は企業側に失礼になってしまうので気をつけましょう。添え状だけを足したくらいであれば心配ありませんが、運転免許証のコピーなど何枚も書類を追加して入れた時に不安であれば、直接郵便局の窓口に持っていき、計量をしてもらうようにしましょう。

封筒に記載されている企業名下の「行」はそのままじゃダメ!

返信用封筒を使う前によく見てください。宛名の最後に「行」と書いてありませんか?このままでは失礼にあたりますので、これを訂正する必要があります。訂正の際には「行」を二重線で消し、横に正しいものを書きます。

訂正の方法にも2種類あり、宛名が担当者名になっている場合は「様」、企業名や部署名で終わっている時は「御中」とします。間違っても「様」と「御中」を同時に使うことはしないようにしましょう。

封筒を用意する際は、内定承諾書の大きさで白色のものを

返信用封筒の封筒が同封されていなかった時は自分で用意することになりますが、この時に使用する封筒にも少し注意が必要です。まず、封筒は白色のものを使用しましょう。そして、封筒のサイズは内定承諾書が折らずに入る同じ大きさのものがベスト。

 

さらにそのまま入れてしまうと、万が一輸送中に濡れてしまった場合中の書類の文字が滲んでしまう危険性がありますので、忘れずに透明な無地のクリアファイルに挟んで入れましょう。

もともと内定承諾書が三つ折りや四つ折りで郵送されて来た場合は同じ折り目で折って、封筒も同じサイズのものを用意してもよいのですが、その場合先程のクリアファイルで保護する方法が使えないため、おすすめできません。

 

せっかく時間をかけて作った添え状が濡れて読めなくなってしまうともったいないですので、ここは面倒くさがらず内定承諾書と同じサイズの白色封筒とクリアファイルを用意しましょう。もちろん封筒の裏面に自分の住所氏名を記載することをお忘れなく。

最後まで気を抜かない!入れる書類の向きは揃えよう!

細かい部分ではありますが、内定承諾書や添え状などの書類の向きを揃えましょう。向きがあっていないと確認しにくいため「心配りができていない」という印象を与えてしまう可能性があります。書類を並べる順番としては添え状を先頭に置き、添え状に記載した順番で重ねておきましょう。

こうすると添え状で内容物を確認した後、書類の内容確認をするという流れができるので見やすい構成になります。

まとめ

内定承諾書の返送に大切なことは確実に署名捺印をし、添え状を添えて迅速に返送することです。企業の中には「添え状は不要です」とのアナウンスがあることもありますが、それでも添え状を付けるに越したことはないです。添え状があれば、それだけ企業側によいイメージを与えることもできますし、名前を早く覚えて貰えるチャンスにも繋がります。

 

早く返送すればいいというわけではありませんので、焦らず添え状を作成し、内容や書類の不備がないかなどをきちんと確認してから返送するようにしましょう。特に文章はその日に見直しても間違いに気づきにくいので、次の日改めて確認することをおすすめします。

 

内定承諾書が届いてからの日程としては、内容の確認や署名捺印、添え状の作成に1日使用し、添え状の見直しと書類記載事項の確認などに1日かけた後、その日の夜間もしくは次の日の午前中に発送と考えれば3日あればできますので、内定承諾書が届いたその日から作業にかかりましょう。

もし、内定承諾書が大きく汚れたり破れたりしてしまった時は、速やかに担当者に電話で連絡をして指示を仰ぎましょう。間違ってもそのまま出すのは避けること。

 

こうした報告・連絡・相談をきちんとすることは社会人の基本ですので、勝手な判断はすべきではありません。内定承諾書を返送することからすでにあなたへの評価が始まっていると思って、対応するようにしましょう。

この記事を書いたユーザー

hori
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