職務経歴書と履歴書の違いは?努力で魅力のある書き方をマスターしよう!

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転職活動において、職務経歴書と履歴書が必ず必要になります。履歴書はアルバイトや、新卒の就活でも使われるので、なじみ深いと思います。ただ、初めての転職の場合は職務経歴書についてよくわかっていない方も多いのではないでしょうか。

この記事では、履歴書と職務経歴書の違いや役割、それぞれの書き方のコツなどを解説していきます。人柄がよく、対話が得意で、面接に自信があったとしても、履歴書、職務経歴書に魅力が無ければ、面接の前に落とされていまします。まずは、それらの基本を押さえましょう。

職務経歴書と履歴書の違いは?

履歴書は人事資料に使うもの、職務経歴書は選考資料に使うもの

まずは、その定義ですが、履歴書は「求人応募をした求職者」としての人事資料としての役割があります。いわゆる、個人情報です。名前、性別、住所、電話番号、こういった基本的なあなたについての情報を網羅していますよね。

そして、職務経歴書は選考資料として扱われます。営業活動における企画書やパンフレットのようなもので、自分を売り込むためのツールです。貴社が私を雇うべき理由やそのメリットなどを自己PRなどで表現するのです。よって、職務経歴書の形式は決まっておらず、自由に工夫できるのが特徴です。

 

稀に志望動機や自己PRがない履歴書もありますが、それは職務経歴書で書くべき欄というルールに基づいているからです。この形式であれば、応募先企業によって履歴書の内容を書き換える必要がなく、事前に履歴書を作成してから応募を考えることも可能です。ただし、これはあまり現実的ではありません。

なぜなら、応募が多い企業の場合は職務経歴書を読まれることなく履歴書の内容だけで不採用になる可能性があるからです。

 

圧倒的な熱意がある方や、自分の経歴やスキルに自信がない方は、志望動機や自己PRの欄がある履歴書を利用したほうがよいでしょう。

職務経歴書はあなたの仕事の実行力をアピールするためのもの!

職務経歴書は履歴書の職歴をより具体的に語るものと考えてください。職歴は単純な事実の列記ですが、職務経歴とは能力を伝える箇所です。採用担当者に仕事の実行力や即戦力を伝えることが目的であり、この軸を絶対にブレさせないでください。

「達成した業務をより具体的に書く」、「仕事で得た資格やスキルを書く」と意識していたとしても、この軸がブレてると陳腐な内容になってしまいます。誰にアピールするのかを常に意識し続けてください。応募企業や採用担当者が求めている経験やスキルをしっかり理解していれば、スキルの書く順番や、目立たせ方などの表現の工夫を施すことができます。

職務経歴書の基本の書き方

職務履歴書はPCで作成する

履歴書は応募先の企業によって手書きかPC入力かを選択するべきですが、職務経歴書はどんな企業でもPCで記入するのが一般的です。手書きでの指定が無い限りはPCで作成するようにしてください。

履歴書は人間的、職務経歴書はビジネスライクな特長があります。仕事でクライアントに文書を送る時や、提案書や資料を提出する時は、基本手書きではなくPCで作成されたものですよね。それと全く同じです。したがって、職務経歴書はPCの文書作成スキルの判断材料になっているのです。

3枚以上は多い!1枚から2枚にまとめよう

職務経歴書はA4用紙2枚以下でまとめてください。枚数に決まりはありませんが、あまりにも多いと読む気を失わせてしまいます。まずは一度、文章量を気にせずに書いてみてください。その量によって枚数を判断していきましょう。

もし、1枚と3割ほどの量になった場合は、無駄な箇所を頑張って省いて、選りすぐりの内容にするべきです。1枚と7割ぐらいの量の場合は、空白を増やしたり、項目の隙間やタイトル文字のサイズを大きくしたりするなど、レイアウトの変更で2枚に調整しましょう。

絶対にやってはいけないのが「文章量を稼ぐ行為」です。つまらない文章が増えてしまうと、それだけで質が落ちてしまうのです。ボリュームを増やして、興味関心を引いてもらうチャンスを増やすよりかは、無駄な文章を減らして、最後までしっかりと読まれる可能性を高めたほうが良いでしょう。

 

特に応募が多い人気企業だと、採用担当者は大量の書類を読み込まなければいいので、かなり多忙ですので、不採用の判断を安易に決めてしまうこともあります。そして、無駄に稼いだその文章が原因になる可能性が高いのです。

 

転職回数が多い方や、様々な業務に携わった経験がある方は、必要事項やどうしても伝えたい内容だけで3枚になることもありますが、その場合は、読みやすい文章と、見やすい構成力でしっかりと読ませる工夫が必要になるでしょう。

職務経歴書に必要な記載項目

氏名・日付・ページ番号

職務経歴書というタイトルの次の段に右端寄せで日付と名前を書きます。日付は必ず西暦か元号から書いてください。はじめに誰がいつ書いたものなのかを明確にするといったビジネス書類としての基本事項ですね。

また、2枚以上になる場合はページ番号もあると親切でしょう。3枚であれば、1/3 2/3 3/3といった形で、ページの最下部に中央寄せで書くのが一般的です。Wordで作成する場合は、挿入のリボンにページ番号があるかと思います。

職務概要

職務概要(職務要約とも)は、今までの職務を簡易的にまとめたものです。あなたがどんな仕事をしてきたのかが一目で分かる内容でなければいけません。職務経歴書を見たら最初に読む箇所であり、そのあとしっかり読まれるかどうか、という点では最も大事です。

その後の「職務経歴欄」に繋げるための架け橋とも言えます。「具体的な内容を知りたいと思わせる」のがポイントなので、あえて抽象的な内容のまま抑えるのもテクニックの一つです。

例えば、「社内№1の営業成績を達成」「今まで10年間、改善できなかった問題解決に成功」など。この書き方だと、「一体、いくらの売り上げを達成したのだろう」「改善できなかった問題は何だろう」といった疑問を沸かせ、好奇心を煽るので、そのまま読み進めてくれるでしょう。職務概要とは、雑誌におけるリード文や広告のキャッチコピーのような役割だと考えてください。

職務経歴

職務経歴書のメインの内容です。在籍した会社を年数(何年何月から何年何月まで)も含めて年表のような形式で書きましょう。勤務先企業は必ず、正式名称で。かつ、企業の簡易的な情報(事業内容、売上、本社所在地、従業員数など)を添えると、より親切でしょう。

所属部署、役職、職務内容

所属した部署と職務内容を具体的に書きましょう。分かりやすいように箇条書きでもかまいません。異動があった時や、仕事の内容が大幅に変わった場合は、その日付も忘れないでください。また、役職をもった場合は、絶対に記入してください。役職ほど、少ない文字数で能力を証明できる言葉はありません。

実績

実績は会社ごとにまとめて書くと良いでしょう。数値で表せる会社への貢献や、上司としてのマネジメントスキルなど。面接で詳しく聞きたくなるような内容にすることで面接までの合格率を高めるテクニックなどもあります。

保有資格やスキル、仕事で活かせる技術

資格やスキルなどはできるだけ沢山書いてください。書いてマイナスになるものなどありません。書ききれない場合だけ、優先度の高いもの順に選択する必要があるのです。そのスキルに明確な名称が無かったとしても、仕事に活かせそうな技術であれば優先して伝えるべきです。

実績の項目も同じですが、全て相手が求めているもの順に記入することを心がけてください。時には、文字を大きくしたり、太字にしたり、文字間隔を大きくしたりすることで強調させることも可能です。

志望動機

志望動機は作成するときに最も時間がかかる上に、合否を大きく左右する項目なので、絶対に見てほしい部分です。よく、「履歴書にも記載欄があるのですが、職務経歴書に書く必要はあるのでしょうか」という質問がありますが、基本的には履歴書に「職務経歴書に記載」として職務経歴書で記載することを推奨します。

書類選考が通過した後は、履歴書よりも職務経歴書を読まれることが多いからです。また、職務経歴書を見るキッカケにもなります。

 

しかし、実績やスキルなどに自信がなく、志望動機などの想いをどうしてもアピールしなければいけない場合は、履歴書に概要を記載し、「詳細は職務経歴書に記載」といった二段階の志望動機を作成したほうがよいでしょう。履歴書を最初に読む以上、とにかく見てもらうことを優先するのです。

もちろん、両方記載の場合は、あまりにも似た内容を記載するわけにはいきませんので、内容は分散化され、薄い志望動機になることも考えられますので、注意してください。

自己PR

自己PRは実績やスキルと同じように、相手があなたに求めるであろう能力の優先付けが重要です。そして、優先度が高い項目から、志望動機と同じようにあなたの想いを乗せていきます。

志望動機と自己PRは感情を司る部分であり、採用担当者からすれば「読みたい項目」です。ここで、楽しませることができれば、選考通過の第一歩と言えます。無機質な単調な内容にならないように、あなたの人間味を注入していきましょう。

職務経歴書で受かるために気をつけたいこと

読みやすさを考えた、きれいな体裁に整える

履歴書も同様ですが、最後まで読んでもらうことが書類選考の第一関門になります。どれだけスキルがあっても、文章が読みにくいだけで評価はガタ落ちします。

この読みやすさは「文章力」と「ビジネス書類作成スキル」の両方を評価項目にもなっており、ビジネスマンとしてどちらも重要な項目です。文字間隔、漢字、ひらがなのバランス、句読点、段落、見出し、文字サイズ、太字、など様々な工夫が可能です。

求められている条件にマッチした内容に揃える

あなたを過去に採用した企業は何かしらの期待や、求めるものがあるはずです。新卒の場合はそのスキルが教育によって成長することも加味されるので、期待の割合が大きいです。

しかし、年齢を重ねれば重ねるほど、目に見える実績やスキルが重要になってきます。となると、あなたが持つスキルと企業が求めるスキルがマッチしているかどうかは、明白である必要があるのです。

担当者が食いつく、強みになる言葉を盛り込む

採用担当者が書類審査を退屈な仕事だと思っています。なぜなら、書類選考は不採用の応募者を探す作業だからです。応募人数や採用数にもよりますが、面接官は全ての応募者と面接することはできませんので、書類だけで選考をする必要があります。

かといって、採用するかしないかは実際に会って話をして決めたいと考えています。つまり、書類選考では「合格見込み者」を選択している作業にしかすぎません。したがって、書類の段階では「合格する可能性」があれば通過するのです。

となると、書類選考における、履歴書や職務経歴書で大事なことはインパクトがあるかどうかです。言い換えれば、食いつきのよい言葉や目立つキーワードです。同じ内容でも表現方法の違いだけで、魅力に違いが出てきます。担当者が食いつきそうな強みになる言葉を盛り込んでいきましょう。

編年体形式・逆編年体形式・キャリア形式と自分にあった職務経歴の記載方法を使う

職務経歴書は、あなたという商品の企画書なわけですから、履歴書のように決まった形式はありません。ただ、よくある型がいくつかあります。その中でも有名なのが「編年体形式」「逆編年体形式」「キャリア形式」の3つです。

編年体形式はいわば年表みたいなもので、過去から順に勤続会社や実績などを記載する方法です。逆編年体形式はその逆で、直近のできごとから順に書いていきます。現在のスキルや実績から書いていくので、読まれやすいですが、そのプロセスが少し読み取りにくいというデメリットもあります。

キャリア形式は、そのスキルや能力毎に項目を作り表現する方法です。転職回数が多い時や、アピールできるスキルの種類が全く違う場合などは非常に効果的な形式です。

まとめ

採用担当者はまず応募者の全員の履歴書を見て、良さそうな人や、気になる人だけ職務経歴書を読みます。もちろん、全部に目を通すことが義務化されている企業も多いですが、興味関心があるかないかでは、読み込みの度合いが全く違います。極端な例を申し上げますと、書類の写真があまりにも不潔だった場合、全く内容を読まれることはないでしょう。

そして、読み込んだ職務経歴書の中から、会ってみたい順に選考通過の連絡をします。そして面接へと進んでいくのです。面接は面接で、当然重要項目なのですが、職務経歴書と履歴書も非常も侮れません。この文書作成に手間取っていると、そもそも面接ができないので、面接のスキルが全く向上しないのです。また、不合格の原因が分からないので、次にすべきことが分かりにくく、モチベ―ションの大きな低下も考えられます。

初めての転職であれば、職務経歴書を知らないのは当然です。しかし、転職の世界では、それは当たり前のことであり、転職活動をする以上、必ず学ばなければいけない項目です。これらの書類の作成は面接と違って、じっくりゆっくり推敲して良いものを作りあげることができるので、能力よりも努力が報われやすいので、絶対にマスターしてください。

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