確定申告

個人事業主が抑えておきたい確定申告のポイント

初めて個人事業主になった人にとって、最初の関門の一つといえるのが「確定申告」です。

初めて税務署に行く人もいるでしょうから、質問するにしても何から聞いてよいのかと緊張することでしょう。

どんなものを準備すればいいの?どうやって書類を書けばいいの?と疑問がいっぱいのはずです。そして事業主である以上、賢く節税もしたいものですね!

事前にある程度情報を得ておけば要領よく済ませられますからしっかりと知識をつけておきましょう。

では、事前の準備や実際の書類の書き方、節税のコツまで詳しく解説します。

個人事業主と確定申告

開業届を出していなくても確定申告は必要なの?

フリーランスで仕事をする場合、開業から1カ月以内に管轄の税務署に「開業届」を提出しなければなりません。

しかし、実際に仕事を始めていても開業届の存在を知らなかったり、忙しくて行けなかったり、あるいはわざと届けを出さない、という人もいます。

「どうせ儲かってなんかいないし、確定申告なんか必要ない」と思い込んでいる人もいるのですが、

しかし、開業届を出しているかどうかを問わず、個人事業をやっている人には確定申告の義務があります。

逆に、何年もの間開業届を出さずに確定申告だけはしていたという人は開業の事実が税務署に既に伝わっていますから今さら開業届を出さなくても良いということになります。

儲かっていなくても確定申告は必要なのか

基本的に、「所得が38万円以下」の人であれば確定申告をする必要はありません。

なぜなら、すべての納税者が一律に38万円の基礎控除を受けることができるため、それ以下であれば結局のところ税金がかからないという結論になるからです。

しかし、そのようなケースは「確定申告をしないこと」が税務上罰則を受けない、というだけで、実際に確定申告をしないと本人が損をしてしまうことが結構あります。

まず、赤字分を翌年に繰り越して節税することができなくなるということです。

もし翌年に儲けが出たとして、前年の赤字を考慮できずその分丸々課税されてしまうのはもったいないことです。

また、無申告の場合はその分国民健康保険料の減免措置を受けられないことになります。このようなことから、確定申告することは「自分自身のためである」ということも理解しておきたいものです。

個人事業主に必要な確定申告書の種類

用紙の種類

確定申告に使用する用紙は大きく3つに分かれており、「確定申告書A」「確定申告書B」「申告書第三表(分離課税用)」となります。

これは、所得区分(要するに、儲けの出所)がどういったものかによって分かれています。

確定申告書Aを使うのは所得の内容が「給与所得」「配当所得」「一時所得」「雑所得」のみの人が使用します。

つまり、会社に勤めていて給料をもらっている人、株の配当がある人、年金をもらっている人などがこれに該当します。

確定申告書BはAの内容を含んでいますが、Aより多くの項目が入っています。確定申告書Bの方は所得区分を問わず使えます。

「不動産所得」や「事業所得」などがある人も使うことができます。

実際にどの用紙を使うのか

上記のように確定申告書BはAをもっと複雑化したものであり、あらゆる所得区分に対応できますから、Aで済む人がBを使っても構わないわけです。

個人事業主の場合は「確定申告書B」を使います。自営業者は基本的に事業所得があることが前提ですので確定申告書Aでは対応しきれず、必ずBを選ばなくてはなりません。

確定申告書の作成方法

おおまかな流れ

確定申告の準備の流れをまず大まかに見てみましょう。

  1. 年頭から年末(1月1日から12月31日)までの売上高、経費を計上します。
  2. 白色申告の人なら「収支内訳書」、青色申告の人なら「青色申告決算書」を作成します。
  3. 確定申告書第1表、第2表を作成します。

経費や売上を計算する

ここが一番重要、かつ大変な作業です。確定申告間際になって慌てて領収書をかき集めて整理する人もいますが、1年分の量が膨大になることもあります。

普段から会計ソフトなどで毎月の売上と経費を計算し、領収書は順番に並べておくくらいのことはしておきたいものです。

そして、しっかり計上することで節税につながる「経費」について確認してみましょう。

経費の集計範囲や方法を理解しよう

経費というのは「事業所の家賃」「光熱費」「通信費」「消耗品費」「従業員の給与」など、売り上げをあげるために使われたすべての費用のことです。

これを漏れのないように計上することは即、節税につながりますし、逆に入れてはいけないものが入っていれば税務調査で指摘を受けることがあります。

ただ、経費というのは「売上に直接必要な費用」という程度の定義しかされておらず、入れてよい、悪いというのがはっきりいしていないものも多く、よく税務署と納税者の間で攻防が起きるポイントです。

グレーとみられる部分については、売上に必要だったことを説明できる根拠があるもののみ計上するようにしなくてはなりません。

「事業用」と「家庭用」の線引をしよう

個人事業主にありがちなのですが、事業で使ったものと個人的に、家庭用に使ったものの線引があいまいになってしまうことがあります。

もちろん、家庭用に使った生活用品などが計上できないのは当然なのですが、小規模の事業主は「自宅兼事務所」とか「専用の社用車がなく、自分の車を事業にも使用」などということが頻繁にあります。

こういった場合は全額経費計上することはできず、按分(使用頻度により事業用と家庭用の部分を振り分ける)しなければならないのです。

具体的な各経費・各科目の集計の方法

(1)仕入

仕入とは、売るべき商品や材料を購入するために使った金額のことです。

気をつけなければならないのは「買掛(物は受け取ったがまだお金は払っていない)として購入した分も経費に含められること」と「実際にその1年間で売れた金額に対応する分しか仕入れ原価として計上することはできない」ことです。

(2)給料賃金・外注工賃

大ざっぱに言えば、従業員への支払いが給料賃金で、外部に作業を依頼した際の支払いが外注工賃になります。

しかしこれらを区別する基準がもっと明確にあります。

従業員ではなく外注にあたるのは「事業主との指示命令系統がない」「タイムカードで時間を拘束していない」「デスクやパソコンなどを割り当てられていない」「請求書を発行されている」「通勤手当を支給されていない」といった基準を満たすものになります。

(3)減価償却費

減価償却費はなかなか素人には分かりづらい用語ですが、簡単に言えば、車両など高額の経費について1年でいっぺんに落とさず、数年に分けて落としていくというものです。

これを「償却」と言いますが、何年かけて償却するべきかということは耐用年数等により税法上のルールがあります。

これらをすべて理解することは困難ですので、不動産、車両、パソコン、電話、複合機などの高額資産については税務署に確認するべきです。

(4)貸倒損失

売掛金などが回収できなかった時に損失として計上するものです。

ただ、これも支払われていないというだけで勝手に計上することはできず、税法上貸倒損失にできるものは決まっています。

債務者側が長期間債務超過の状態にあり、支払が困難な状況が明らかであれば内容証明で「債務免除の通知」を郵送し、証拠を残しておかなければなりません。

(5)地代家賃

事業用に使用するための家賃ですが、上記のようにフリーランスなどの場合、自宅兼用の場合は床面積の割合で明確な根拠を持った上で按分しなくてはなりません。

(6)利子割引料

事業用の借入金の利子や、手形の割引料です。

(7)租税公課

支払っている税金の中でも経費になるものとならないものがあります。

事業税、固定資産税、自動車税、税込経理のときの消費税、印紙税などは計上することができます。

ただ、固定資産税や自動車税はやはり家事兼用の際は按分することに気をつけなくてはなりません。

そして所得税、住民税は経費にすることができません。

(8)荷造運賃

商品などを発送するための諸経費のことです。

(9)水道光熱費

これも、家事兼用のオフィスでは按分に気をつけなければなりません(家賃と同じ割合にしておくのが無難でしょう)。

(10)旅費交通費

電車、バスやタクシーなどの交通費や、自動車を使った場合の駐車場代などもここに入ります。

バスのように領収書が出ないものについては例外的に領収書なしでも認められますが、どこに行くために、どの区間乗ったということは正確に記録するようにしておきましょう。

なお、海外など長期の渡航で観光を兼ねる場合は往復の航空運賃は全額経費で落とせますが、観光した日の滞在費については按分することが必要です。

(11)通信費

電話、ファクス、郵便、インターネットのプロバイダ料金などが該当しますが、これも家事用との区別をはっきりさせておきましょう。

(12)広告宣伝費

売上をあげるための新聞、雑誌、インターネットなどの広告費用になりますが、実際にそれらが掲載されたり、PPC広告であればクリックされた日に経費となります。

お金は払ったが掲載が翌年なのであれば翌年の経費となることに注意が必要です。

(13)接待交際費

取引先などとの飲食代やお祝い金、お歳暮などがこれにあたります。

しかし、ここについては私的な利用が経費に含められていることが多く、税務署も疑ってかかるところですので事業性を説明できるもののみ経費に入れることが大切です。

(14)損害保険料

職場の建物の火災保険料や自動車保険などです。これも家事用の分を按分することがポイントです。

(15)修繕費

建物や機械器具などの修繕に要する費用ですが、「現状回復」つまり元通りにするために必要であるかどうかがポイントです。

もし、現状のままでも使用に問題ないところ、新たに外壁を塗り替えるなど価値を増やすための改変については「減価償却」で処理することになります。

(16)消耗品費

日常的なこまごまとした文房具やトイレットペーパーや掃除用具などがこれにあたりますが、気をつけたいのは青色申告なら30万円以上、白色申告なら10万円以上のものが入っていないかということです。

この基準を超える高額のものは「減価償却」の対象になりますので注意しましょう。

 

(17)福利厚生費

会社負担分の社会保険料や、従業員全員が参加できる社員旅行やスポーツクラブなどの施設利用料がこれにあたります。

ただ、これも個人利用と疑われるもの(一人で事業をする者自身の使う施設利用料)は税務署から指摘されますので気をつけましょう。

(18)雑費

他の経費に該当しない銀行の振込み手数料などの細かい費用がこれにあたります。

ただし、金額が大きくなる場合は他の費用に振り分けることが妥当な場合もあります。

(19)その他の経費

これまで項目分けをしてきた経費に振り分けられず、しかも金額が大きなものを計上します。

「白色申告(収支内訳書)・青色申告決算書」の作り方

白色申告(収支内訳書)の作り方

白色申告の人は「収支内訳書」を作成します。収支内訳書には年頭から年末までいくらの売上があり、いくらを仕入れや経費で使ったかということを記載します。

収支内訳書には表裏両方を記載するようになっています。一般用、不動産所得用、農業所得用に分かれていますが、一般用を使う個人事業主が多いでしょう。

まず1枚目の上部に住所や氏名などを書く欄がありますが、業種名については明確な書き方があるわけではないため、業態がわかる程度に書けば大丈夫です。押印は認印でも大丈夫です。

フォーマットの各項目に従って記入していきますが、注意したいポイントを挙げておきます。

「売上原価」とは

  1. 年頭に持っていた在庫
  2. 今年仕入れた金額
  3. 年末に残った在庫

1と2から3を引いた金額がその年の売上原価となります。

その他の注意点としては、「経費についてはよくある項目のみ印刷されているので、それ以外のものは自分で記入する」ということ、そして、「給料賃金の内訳、売上金額の明細、仕入金額の明細、減価償却費の計算」については1枚目の左側にある「収入金額」「経費」の欄と一致していなければならないということです。

また、事業専従者にあたるのは次の条件を満たさなければなりません。

  1. 事業主と生計を一つにしている配偶者もしくはその他の親族
  2. その年の12月31日で年齢が満15歳以上
  3. その年の6カ月超えでもっぱら事業に従事している 

つまり、パートなどで他の職場に6カ月を超えて就業していたら事業専従者としては認められないことになりますので注意しましょう。

青色申告、青色申告決算書の作り方

青色申告とは複式簿記等の手法に基づいて帳簿を記載し、その記帳から正しい所得を申告することですが、これをすることにより白色申告より税制上有利な扱いを受けることができます。

そもそも青色申告をするためには、事業開始日から2ヶ月以内に、「青色申告承認申請書」を税務署に提出しなければなりません。

青色申告に必要な書類は次のとおりです。

  1. 青色申告承認申請書
  2. 確定申告書Bのフォーマット
  3. 青色申告決算書(貸借対照表・損益計算書)
  4. 総勘定元帳、仕訳帳など帳簿

4の帳簿以外のものは税務署か国税庁ホームページからのダウンロードが可能です。

帳簿については、会計に詳しくない人は会計ソフトで作るのが圧倒的に楽な方法でしょう。

青色申告決算書は、損益計算書(1枚目)、損益の明細書(2枚目と3枚目)貸借対照表(4枚目)で構成されています。

1枚目の「損益計算書」には事業者の名称、住所などが入ります。そして、売上、売上原価(白色申告の説明を参照)、経費などを記載するようになっています。

こちらに専従者給与についても記載することになっていますが、青色専従者は全額を課税所得から差し引くことができます。

ただし、「1日6時間以上、月に15日以上ないしは、年間で6か月以上相当」をその事業に従事しなければならないため、むやみに実態がないのに家族を名ばかりの従業員とすると税務署からの指摘を受けることがあります。

2枚目、3枚目の損益の明細書には、1枚目の損益計算書の内容をさらに詳細に示すことになります。

4枚目の貸借対照表は、資産の部の「資産合計」と負債の部、純資産の部の合計である「負債純資産合計」が常に同じ数字になるということに気をつけなくてはなりません。

申告書Bの作成方法

基本情報を記載する

基本情報として、事業所の場所、氏名などを記載します。年度は申告書を作る「前年」となりますので注意しましょう。押印欄は認印でかまいません。

青色申告する人は種類のところで「青色」に〇をつけ、納税者番号を記入するようになっていますが、この欄は前年に確定申告をしたら税務署から申告書が送られてくるのでそこに印字されています。

収入金額・所得金額を記載する

納税者自身が記入するのは売上高(たとえば個人事業主が営業により得た売り上げは左側上の「ア」の欄)、所得金額、合計だけです。

青色申告決算書ができていればその金額を転記するだけです。

所得控除を記載する

事業主が所得から控除できるものとして主なものは「社会保険料控除」「生命保険料控除」「地震保険料控除」「小規模企業共済掛金控除」になります。

社会保険料や小規模共済なら全額を、生命保険料や地震保険料は一定の金額までを差し引くことができますが、納付したという証明書が必要になります。

保険会社等から送られてくる保険料控除証明書をしっかりと保存しておきましょう。

事業専従者に関する事項を記載する

事業専従者に支払った給料は所得から控除することができますが、青色専従者といえるためには上記のように一定の日数、時間数をその事業に従事していなくてはなりません。

そして、青色専従者の控除対象となった家族は配偶者控除や扶養控除を受けることができません。

個人事業主に関わる消費税

消費税はいつから必要になるのか

個人事業主の場合、所得税の他に「売上の8%」を消費税として納めなければなりません。

消費税は事業を始めて最初の2年間という「免税期間」が設けられています。

ですから、3年目からは原則として消費税がかかりますが、1年目の売上が1000万円以下であれば3年目でも免税となります。

4年目からは、2年前の売上高が1000万円を超えている場合は消費税が発生します。

消費税の「原則課税」と「簡易課税」の違い

原則課税というのは、「預った消費税(収入の8%)」から「支払った消費税(経費の8%)」を差引いて計算する原則的な方式です。

通常は全ての事業者がこの方式により計算します。 

簡易課税とは、売上高に「業種ごとに法律で決められた率」を掛けた金額を「支払った消費税」と考えます。

簡易課税方式は「基準となる期間の課税売上高が5,000万円以下の事業者」のみに認められた方式になりますが、これは中小事業者の負担を軽減するために導入されている方式です。

もし、2年前の売上高が5,000万円を超えていた場合は自動的に原則課税になります。

課税仕入れにならない経費とは

消費税の計算をする際には、消費税がかかっていない経費があることにも注意しなければなりません。

たとえば「給与」「社会保険料」「固定資産税」「印紙代」「慶弔金」「事業税」などがこれにあたります。

つまり、所得税の経費は消費税が引ける経費よりも多くなりますので、赤字の場合であっても消費税は発生することが十分考えられます。

ですから、このことを考慮した上で、普段から納税資金をプールしておくなどの工夫をしておかなくてはなりません。

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nishino
元広告代理店勤務。nanairoでは不動産・暮らしやお金・節約術の記事を執筆しています。